本项目是针对商用物业公司的管理核心需求和特点进行研究设计，经过了将近十年时间的研发和实践，已经打造成一款以物业资料、业户资料、合同资料、计费项目为数据基础，以合同签订、变更、终止、审核等流程为线索；以费用通知单、收款结算单、预收款单等单据为业务赁证；以租金条款、计费公式、费用承担设置为依据的租费计算及收缴为核心功能的专业物业管理平台。

除以上核心功能外，本项目兼以报修管理、投诉管理、设备管理、保安消防管理、绿化保洁、仓库管理、人事工资、短信发送、以及社区互动服务等辅助功能；接入IC卡一卡通设备、身份证阅读器设备、来电显示自动录音设备以及巡更设备等硬件设备。软件的设计达到了收费跟踪自动、业务严谨可控、统计灵活多样、设备接入通畅的“精细、容易、通用”的设计精神【精易通】。

企业应用本软件，通过对物业管理中的各项业务数据进行充分整理、在网络多用户环境下分权限有效传递，利用本软件的优秀功能，使企业更加合理地优化配置与充分利用各种信息资源，从而提高企业经营效率和增加客户对企业的满意度，最终降低企业的运营成本，提高企业综合竞争力。

二、 应用架构：

本软件采用先进的三层架构，可用于远程多物业项目集团化的管理。上图中的小区1,2,3…. 在商业物业中，可以理解成不同的物业项目。

三、 实施基本流程：

四、 软件部分亮点：

1、可以集团化的模式进行管理，可设置分公司，而分公司下可设置不同物业项目（楼盘、商业项目）。

2、快速简便的实施过程。只需根据软件提供的EXCEL表准备资料，然后一次导入所有的物业资料、业户资料、租赁合同资料（商业物业）等基础资料，就已基本完成了软件的实施。

3、业户入驻签订合同时，允许使用第二代身份证辅助录入，同时保存业户照片等信息。也可利用停车场的IC卡，登记在物业入住资料中，达到一卡通的管理要求。

4、物业综合信息一站式快速模糊搜索功能。软件界面右上角，直接键入需要搜索的物业名称（拼音首码），或是业户名称（拼音首码），即可查找到关于此物业几乎所有的信息。

5、自定义个人操作界面功能。管理员可以根据各操作人员的权限，预先设定相关人员的可操作的“功能模块”和“我的桌面”。这样，不同操作人员具有属于自己的操作界面。

6、明晰计费与收费概念。计费指对本周期内的各项应收费用的计算，费用通知单的生成过程也是计费的过程。而收费是指根据已经计算出来的费用向业户收款的一个过程。

7、自定义计费项目和公式。可对整个物业项目设置集体公式，也可对单户物业设置个人公式。可以批量快速设置各物业应该承担的计费项目，为精确计费打好基础。

8、有阶梯单价分段计算功能，适应当前各种各样阶梯计费的需求。

9、直观灵活的公摊工作表，所有项目的公摊过程和结果都反映在公摊工作表上，支持阶梯公摊公式的设置。

10、有多种可供选择的通知单格式，可自行设计符合本企业的通知单打印样式。软件具有套打功能，可根据企业印好的格式套打通知单。

11、收款流程简单便捷，可同时收取预收款，适合前台收银操作。跟踪未结算通知单进行收款结算，简单便捷。除此之外，还可以通过银行代收清单批量收款结算。

12、预收款自动结算的功能。预收后，在通知单的审核过程中将自动结算预收款。

13、委托银行代收功能。可输出EXCEL表或TXT格式的“银行代收清单”。代收完成后，将代收结果导入软件，批量生成收款单。

14、内嵌出纳日记账功能。有关收入和支出的单据，将根据授权自动登记在出纳日记账中，及时反映每天的现金及银行的收入、支出和余额情况。

15、月结和年度开账功能。有业户明细账和明细余额表、预收款明细账等财务账表。所有账簿格式与手工账一模一样。

16、丰富的各种统计报表。如月度费用统计表、业户欠费表、收款情况统计表、物业收费分析表、租赁情况分析表等等。

17、内嵌短信通平台，使用信息模板可方便批量发送有关业户的任何信息。

18、内嵌来电显示功能，通过语音盒实现来电自动弹出业户资料的功能。

19、简明的租赁合同控制流程。具有合同签订、变更、终止和审核的控制流程，具有合同的生效、终止、到期计租、到期续约、欠费等事件变化即时提醒功能。

20、商业物业中，可预先导入WORD合同模版，根据软件中的合同条款以及模版自动生成WORD合同文件，实现合同文件自动生成功能，可直接打印合同。允许将签订后的纸质合同扫描成图片后保存在用户“纸质合同管理”中，实现合同签订、查询信息化。

21、支持远程应用快速连接，具有多角色、分权限的网络分工合作管理功能；

22、终身免费在线智能在线更新服务。

五、 实施流程详解：

如上图，在A区的流程中，主要设置计费项目及相关参数，并将组织好的资料进行导入（具体操作请参考第七点），导入时自动创建物业资料、业户资料、合同资料以及期初应收、预收和保证金资料，导入全部完成后，也就基本完成了实施过程。

资料导入后，允许对导入资料在相关模块中进行手动编辑修正。

B区是日常操作流程： 1维护好日常的合同业务（如新签、续签、变更、中止等）--> 2录入水电(室内水电、需公摊表计算的公摊、其他入户费用） --> 3生成费用通知单(通知单批量生成、审核、批量打印) --> 4.收款结算（委托银行代收、跟踪收款、预收款结算等）。

六、 各项参数的设置：

1、 系统默认的参数：

鼠标右击桌面上的任何空白位置，在弹出菜单中，选择“系统默认设置”，如下图：

在“系统默认设置”中，可以设置默认的输入法、自动弹出事件提醒的设置、窗口信网格布局的设置、界面风格和在线升级设置等等。设置后请按“保存设置”按钮。

使用本软件，建议首先设置好默认输入法，在以后涉及汉字录入的地方，系统将会自动帮你转换好你的输入法。

2、 账套属下的参数：

在系统维护桌面上，点击“账套及其参数设置”，弹出如下设置窗口：

在此窗口，可以修改账套的名称、使用单位名称等基本信息。新增账套须在授权情况下进行操作。除了账套的设置，还可以设置单据编号格式（如合同编号、通知单、收款单等单据的编号格式），投诉单的版本设置，走表计费项目录入方式、走表项目默认倍数等的设置。

3、 项目属下的参数：

在基础资料桌面上，点击“物业项目设置”，弹出如下设置窗口：

在此窗口中，可以设置当前项目下的各项参数。如物业排序方式、通知单生成模式、通知单审核时是否自动结算预收款、同一张收款单中是否允许有多种结算方式和收款过程中，是否允许临时添加收款项目。

4、计费项目小数位的设置：

在基础资料桌面上，点击“计费项目设置”，弹出如下设置窗口，这时，鼠标右击需要设置小数位的计费项目，在弹出菜单中，点击“修改当前类别”。

在以下类别修改窗口中，就可以设置数量、单价、金额的小数位了：

5、其他辅助设置：

其他辅助设置在基础资料桌面上的下部位置，其他辅助设置的内容：出租方的设置、物业状态的设置、物业用途设置、结算方式、水电录入预警范围、代收银行出纳账户关联设置、收付款摘要以及打印样式设置等。

七、 角色权限的设置：

1、 设置工作角色(工作岗位)：

在系统维护桌面上，点击“角色权限设置”，进入如下窗口：

在此窗口中，可以新增、修改、删除工作角色，工作角色相当于工作岗位，不同工作角色有不同的操作权限，右边权限树就是当前工作角色的操作权限。

2、 设置操作人员登录账户及分配角色:

在系统维护桌面上，点击“人员登录及角色设置”，进入如下窗口：

在此窗口中，可以设置有关操作人员的登录账号及密码、授权管理的物业项目以及分配的工作角色。如果兼有多个岗位的，可以设置多个角色。

八、 基础资料的导入：

1、 资料的准备：

要准备的资料有：物业资料、业户资料、合同资料、期初应收款、期初预收款、期初保证金。这几种资料都可以集中填在以下格式的EXCEL表上，在核对无误后，在“物业入驻登记”中一次导入到本软件。

在准备资料之前,请详细阅读EXCEL表上各列的填写说明。其中楼栋编号是根据软件中的“物业入驻登记”中所设置的物业分类编号，如果未确定楼栋编号，请先直接填写楼栋名称，待确定后，转填为相应的编号。

2、 数据的导入:

在基础资料桌面上，点击“物业入驻登记”，进入如下窗口，在窗口顶部按钮条中点击“导入数据”，弹出导入对话窗口，如下图。

在导入对话窗口中选择已经准备好的EXCEL表资料，在此窗口中，可以设置好各项导入参数，如：楼栋名称、物业名称后缀、资料所在EXCEL表上的工作簿号（默认为1）等。其中注意以下几个重要参数：

a、同名业户设置为同一人：导入时，如果存在同名业户，默认设为同一个人，也就是使用相同的业户编号。如果确实存在同名不同人的情况下，应首先在EXCEL表资料上加以区别。

b、同时导入期初应收、预收及保证金：选中这个选项后，将会同时从EXCEL表资料中导入期初应收、预收及保证金，有关这些资料的格式，请参考软件提供的EXCEL表格式或咨询客服人员获得。选中这个选项后，应该设置好期初数据所属年份。

九、 计费项目设置、公式及承担:

1、 计费项目设置：

在基础资料桌面上，点击“计费项目设置”，进入如下计费项目浏览窗口。窗口左边是计费项目的分类，右击计费项目分类，可以修改分类中小数位设置等。点击窗口顶部按钮条，可以新增、修改、删除计费项目。只有未经使用的计费项目才允许删除。点击新增或修改按钮，进入计费项目设置窗口。在设置计费项目时，应该注意下以几点:

a. 在此窗口设置的公式都是集体公式；

b. 未启用的计费项目将不能参与计费；

c. 可以将一个计费项目设置为某个楼盘专用的项目；

d. 属预收项目的，可以设置自动结算的对应计费项目；

e. 设置好计费项目的计费周期及首期计费方式。

2、 计费项目承担及公式设置：

设置计费项目后，一般需要确定计费项目承担的物业范围。在基础资料桌面上，点击“计费项目承担及公式设置”，进入如下设置窗口：

1）.承担的操作：如上图，在窗口B中批量选定多个物业，在窗口C选定将要承担设置的计费项目，点击“承担”按钮，就可将计费项目承担到对应选定范围内的物业，如窗口D。

2）.移除的操作：首先在窗口B中，选定将要移除计费项目的物业，然后在窗口D中选定将要移除的计费项目，点击“移除”按钮，就可以将计费项目从这些物业的承担设置中移除。

3）.设置个人公式的操作：如果某个物业的某个计费项目的单价或计算办法与其他大多数的物业不同，那就可针对此物业将此计费项目的公式设置为个人公式。具体操作如下：在窗口B选定需要设为个公式的物业，然后在窗口D中双击计费项目，弹出如下图窗口，将公式属性设置为“个人公式”，将其单价或公式设为针对其个人的单价和公式。

十、 合同的签订：

在租赁管理桌面上，点击“合同签订”，进入合同签订的浏览界面，如下图：

点击“新增”或“修改”按钮，进入合同的编辑界面，如下图。编辑界面分成了5个区域，其中A区用于录入出租方和承租方等信息；B区用于录入合同编号、合同起止日期、起租日期、计租周期、已经计租期次等合同关建时间；C区用于录入计租预警天数、续约预警天数、管理费同步设置、审核情况等合同的设定和参数；D区于用录入本合同出租的物业；E区用于生成或录入各期租费条款等。

1、 合同编号及承租方信息的录入：

合同编号可以自行录入，也可以根据以上参数设置中的“单据编号格式设置”进行自动生成。

承租方信息可以在合同签订时随时录入，也可以预先在物业入驻登记中创建好，在合同签订时，可以点选择创建好的租户到合同中来。

2、 合同中的各种日期：

合同签订过程中，要注意以下几个日期：

1).签订日期：这个日期将用于合同的浏览和查找，因此建议据实填写；

2).合同起止日期：这个重要性不多说，涉及合同到期续约的提醒、免租期的计算等；

3).起租日期：真正计算租费的起始日期，参与计算免租期；

4).首期计租时间：这里有“月.天”的表示方式，表示首期计租是多少个月零多少天。在需要预先处理首期计租零散天数的情况下，就可以用“月.天”的表示方式。如“1.17”,表示1个月零17天；

5).计租周期：系统将根据这个设定周期在费用通知单生成中根据合同条款生成租费；

6).已计租期次：新合同录入系统时，已计租期次填0。但如果是旧合同录入系统时，须根据实际执行计费的最后一期填写已计租期次。一般情况下也就是截止到正式应用软件计租之前的那一期。填好已计租期次后，会显示一个已计租截止日期。在合同导入后，如果需要批量修改这个已经计租截止日期，可以点击“超级维护”旁边小按钮，点击“调整已计租止日”菜单项，进入如下设置窗口：

3、合同标的（出租物业）的录入：

在合同中添加出租物业的操作如下图：

添加物业到合同中后，将自动弹出此物业的租金生成对话框，如下图：

在以上对话窗口中确定合同的相关日期、参数和单价，点“确定”就可以自动生成当前物业的租金条款。

4、 租费条款的生成或录入：

在添加出租物业同时，将会自动弹出租费条款生成对话窗口，确定后就可以生成如下图的租费条款。自动生成出来的租费条款还可以进行手动编辑修正，如修正递增率、修正原单价等，也可以插入自定义的条款。

条款中，除了租金，还有综合管理费。可以设定管理费在租金条款生成过程中的动作，如与租金同步递增、与租金对半计费（即条款中，管理费与租金是相等的，出租物业默认单价中，既含有租金，也含有管理费，各占一半）。

如果综合管理费不需要与租金同步的，不要选中有关管理费的同步选项，就可以手动编辑管理费条款的数据。

如果租费单价在合同执行过程发生变化了，可以点击“超级维护”按钮（必须具有此权限），就可以直接修改合同中的条款。

5、合同WORD文档的生成打印：

合同签订后，可以设定当前合同所使用的模版，系统就会根据模版自动生成WORD文档的合同。生成出来的WORD文档合同内容基本与实际签订的合同内容一致，可以直接打印出来给相关人员进行审核和签订的工作。如下图。

纸质合同签订后，可以通过合同签订界面右上角的“纸质合同管理”导入纸质合同。

十一、 合同的审核生效

在“合同签订”模块中录入合同后，合同就进入待审核状态，负责合同初审或终审的人员可以从提示中知道有待审核的合同，然后进行合同的审核。每一位审核人员的审核记录就会记录在合同中，如果经过终审，则合同立即生效，进入计租状态。如下图：

十二、 合同的变更与续签：

合同变更时，一般情况下，应该是终止旧合同，新签新的合同。但如果不需要保留原合同，原合同的大部分数据可以延续下来，就可以进行简化处理。

简化处理变更的操作如下：在租赁管理桌面上，点击“合同变更”，进入合同变更界面。在这个变更界面中，系统提供了以下变更内容，如下图：

1、变更租户：

简化处理方法变更租户时，是直接在原合同的基础上直接更改为新租户，虽然旧租户资料仍然保留在系统中，但旧租户的合同将不保留了，因为合同号直接给了新租户使用。此时，合同编号并没有改变，而是沿用了合同原来的编号。

因此，如果想在变更租户时，完整保留旧租户的合同资料，则必须按照终止旧合同，新签新的合同这样的步骤来进行操作。

2、变更出租物业：

同样的道理，在简化处理方法变更物业时，是直接在原合同的基础上直接更改出租物业的。此时，合同编号并没有改变，而是沿用了合同原来的编号。

因此，如果想在变更物业时，完整保留旧租户租用物业的信息，则必须按照终止旧合同，新签新合同这样的步骤来进行操作。

3、 续签合同：

续签合同操作可以有两种: A.延续原合同止日续签；B.按新日期续签合同：

如上图，点击“延续原合同止日续签”菜单，弹出如下图续签对话窗口，填好续签日期和递增设定后，点确定就可更新合同中的条款，完成续签操作。

十三、 合同的终止：

1、合同终止的申请：

如果需要终止合同，在租赁管理桌面上，点击“合同终止”（相当合同终止的申请操作），进入合同终止操作窗口。如下图，点击“终止”按钮，弹出合同终止租费清算对话窗口，列出了该合同的合同号、客户、起止日期等基本信息，以及终止时将要清算的各项租费和归还的保证金列表。

如果需要在合同终止时，向租户清算各项租费和归还保证金时，就要将“终止时是否计费”选项打上勾，并生成指定期限内的租费、水电以及归还的保证金等，然后再点“正确”进行终止。

如果合同终止时不需要计费，“终止时是否计费”选项请不要打勾，直接点击“正确”按钮终止合同。

2、合同终止的审核：

在合同终止申请操作完成后，须进行合同终止的审核，经过合同终止终审后，合同正式终止，并根据合同终止清算设定自动生成通知单进行缴款，或是填写付退款单进行保证金的退款。

十四、 室内水电的录入：

在计费管理桌面上，点击“走表计费项目管理”，进入如下图的室内水电录入窗口:

准备生成业户室内水电明细之前，应首先在基础资料桌面上的“计费项目承担及公式设置 ”中，对各业户所用的水电表进行承担设置，也就是俗称的装表操作。给各业户装好表后，在以上窗口中，选择出单月份，然后点击“生成”按钮，就可以将各业户的水电表情况生成在以上明细表上。生成时，如果上一期有抄表的情况下，将会自动将上期的表底数抄过来。

当前出单月份的室内水电明细表生成后，点击“进入编辑”按钮，就可以进入编辑状态，录入本期的抄表数据。也可以点击“生成”按钮旁边小按钮，在弹出菜单中点击“导入数据”，以EXCEL表的格式导入抄表数据。

十五、 费用通知单的生成、审核、显示格式及打印：

当已经准备好了各项数据、公式设置以及合同维护（新签、变更、终止等），就可以生成费用通知单了。

在计费管理桌面上，点击“费用通知单生成”，进入下图的通知单生成界面，红色圈着的地方是常用的操作：

1、 费用通知单的生成：

费用通知单可以有以下三种生成模式：

1).按物业生成：

按每一物业生成一份通知单，无论是否相同业户。

2).按业户生成:

按每一业户生成一份通知单，无论有多少物业。

3).按合同生成:

按每一份合同生成一份通知单。

点击“生成”按钮旁边的小按钮，在如下弹出菜单中点“通知单生成模式设置”，就可以设定通知单的生成模式。生成模式一旦确定后，建议不要经常变动，以免影响不同时期通知单的前后一致性。

首次生成通知单时,在选好当前的出单月份后，抽样对有代表性的业户进行单户生成，以确认相关参数及公式设置的正确性。当抽样单户生成通知单无误后，就可以批量生成通知单。点击“生成”按钮旁边小按钮，在弹出菜单中点“批量生成以下业户通知单”。

通知单批量生成后，接着应该检查其生成出来的数据正确性。这时可点击顶部按钮条中的“关联查询”按钮，在弹出菜单中点“查看费用月度统计表”，如下图。核对数据可以从大到小的范围核对，从楼盘到区域再到业户进行检查。

2、 费用通知单的修改：

A)修改通知单条件：

通知单生成后，在未审核之前，是允许修改的。点击顶部按钮条中的“修改通知单”按钮，就可以进入修改状态。修改状态下，可以修改通知单内容中的所有数据，包括优惠额和计费时段等。

当通知单已经审核但未收款结算时，如果需要修改，须让有审核权限的人撤消通知单的审核状态后，才可以修改。

当通知单已经审核且已经收款结算了的，如果确实需要修改时，须让收款人员撤消收款单，并让有审核权限的人撤消通知单的审核状态后，才可以修改。

B)修改通知单中的起计日期：

在首次生成通知单后，某些计费项目须确定起计日期。这时，点击通知单生成界面右下角的“计费起止日批量调整”功能进行调整。

注意只有在明细格式通知单下才会显示“计费起止日批量调整”这个按钮

例如A区的“物业管理费”的计费时段需要调整为2014-2-1到2014-2-28。

首先点击通知单上的“物业管理费”计费项目，然后点击右下角 “计费起止日批量调整”按钮，弹出如下窗口。就是将2014年2月的“物业管理费”在物业分类“银花商业\A区”中，将计费时段调整为：2014-02-01至2014-02-28。

3、 费用通知单的审核与撤审：

1) 费用通知单的审核：

通知单生成，并核对无误后，就应当对通知单进行审核处理。只有经过审核的通知单，才允许收款结算。

在通知单的审核过程中，允许对预收款进行自动结算。点击顶部按钮条中的“审核”按钮旁边小按钮，弹出下图的菜单，其中有一项是“审核时预收款自动结算设置”。点击后可以设置：

点击“审核”或“批量审核”，如果当前业户存在未结算的预收款，将弹出以下对话框：

在以上预收款自动结算对话框中，其中有一个选项是“允许某物业预收款结算其他物业”。这个选项的如果选上，当同一业户有多处不同物业时，只要某一处物业存在预收款，就可以自动结算此业户的其他物业的租费。

如果是批量审核，在确定结算日期后，可以将“本轮操作不再提示”选上，系统将会自动连续地对存在预收款的业户按预先的设定进行自动结算，审核完毕后，将会弹出一个审核报告，如果有必要，可以保存这份报告备查。

2) 费用通知单的撤审：

经过审核的通知单不允许删除、修改或重新生成的（已收款通知单同样不允许），如果需要对通知单进行上述的操作，则需要撤消通知单的审核状态。

点击顶部按钮条中的“撤审”按钮旁边的小按钮，弹出菜单中，可以单户撤审，也可以批量撤审。撤审时，如果在原先审核过程中自动结算的预收款，此时将自动撤消业户预收款的结算状态。

4、 费用通知单显示格式及打印：

点击费用通知单生成窗口中的“单据格式”下拉框，在下拉的内容中，可以知道通知单有以下五种显示格式，如下图：

可以随时切换不同的显示格式，而不影响通知单内部的数据。但打印样式则会随着显示格式不同而不同。

1) .明细格式通知单[简单]：

这种格式的通知单是最常用的，也是最简单的格式。内容如下图所示：

这种格式通知单对应的打印样式是：

2) .明细格式通知单[显示本单应收]:

这种格式通知单的内容中，反映了各项计费项目的应收未收情况。如果有这种需求，可以选用此格式的通知单。如下图红色框中的内容，显示出了本单的应收情况，如果已经收了的，将会显示在“已收金额”栏中。

这种格式通知单对应的打印样式是：

3) .明细格式通知单[显示上期应收]:

此格式通知单的内容中，反映了各项计费项目的上期应收和应收合计的情况。如果需要在通知单中详细反映各项计费的应收未收情况（负数代表预收），可以选用这种格式进行出单。如下图红色框中内容，详细显示了各计费时段的各计费项目的应收款收情况。

这种通知单的缺点是：如果计费项目比较多，且存在多月未结算的情况下，

通知单显示内容可能比较多，可能存在打印超出一页的情况。

这种格式通知单对应的打印样式是：

4) .明细格式通知单[显示抄表表格]:

这种格式的通知单，主要是为了方便水电表等走表项目抄表数据的反映。而其他格式的通知单，是将抄表数据放在了备注上。

如果确实需要将抄表数据在内容详细显示出来的，则应选用此格式。如下图。

这种格式通知单对应的打印样式是：

5) .汇总格式通知单:

汇总格式通知单中的内容是自定义的，它是可以根据计费项目的设计，只在通知单上显示计费项目类别名称，从而达到各项明细计费汇总一起显示的目的。由于是汇总显示，因此可以简洁地反映费用情况。但由于数据是汇总的，可能会显得不够详细。因此，这种格式的通知单通常是使用按物业出单的模式。

选择显示汇总格式通知单，如下图，通知单内容分为上下AB两个区域，A区显示汇总项目的内容，B区显示水电等走表项目的内容。

第一次使用时，汇总格式通知单需要进行的版面设计，这个必须由具有系统管理员权限的人员进行操作。

在设计汇总格式通知时，如果通知单显示是空白的，请先点击“生成”按钮旁的菜单，点“单户生成”，将通知单的内容生成出来，然后就可以设计汇总格式的通知单了。点击“设计格式”按钮，通知单进入设计状态（如下图）。

例：设置“公摊水费”汇总项目，在右边“编号”列中，点击编辑框中的小按钮，在弹出项目列表窗口中选择“公摊水费”（编号为01）的分类汇总项目，或直接输入01，就设好了公摊水费这个汇总项目了。生成通知单时，所有属于公摊水费的数据都将汇总显示在这个汇总项目上。

这种格式通知单对应的打印样式是：

十六、 收款结算：

1、 跟踪通知单收款结算：

通知单出单并审核后，就可以进行收款结算。在计费管理桌面上，点击“收款结算单”，进入收款结算单界面：

点击“新增”按钮，进入填单收款状态。确定收款日期、结算方式以及收款账户，如下图：

点击，查找即将收款的业户，找到业户后，将自动弹出未结算通知单的跟踪窗口（如下图）。在跟踪窗口中，可以根据实际进行收款，全额收款的，在左边打勾即可，部分收款的，在“本次收款”列中直接录入部分收款的金额。

选择或填好即将收款的计费项目和金额，点击“填单收款”按钮，收款内容自动填入收款单中，如下图：

点击“保存”按钮，由于设定了保存自动打印，此时将自动弹出打印窗口：

2、 临时项目收款：

临时项目收款也是在收款结算单中操作，主要是业务属性的不同，这里的业务属性应当选择“其他应收款”。如下图：

有关临时项目可以在“计费项目设置”中预先设置好，在临时收款时，就可选择此计费项目进行收款。

可以在跟踪通知单收款的同时，通过设定自动添加临时收费项目，也可以收取指定的临时计费项目，如“银行手续费”等。

3、 收款结算单审核：

收款结算单填单并收款后，应当及时进行审核，审核可以当作收款的确认操作。如下图，点击“审核”按钮后，收款单左下角有收款人信息了，还弹出了一个自动登记出纳日记账的报告。

十七、 预收款及其结算：

未到期计费，费用通知单还未出单的情况下，向业户预先收取的款项，叫做预收款。预收款需要录入到预收款单中。预收款单只适用于周期收费项目。

当收取了业户的预收款，等到通知单出单时，在通知单的审核过程中将会自动结算预收款。只有经过审核的预收款，才允许自动结算。因此收取预收款时，注意及时审核预收款单。

在计费管理桌面上，点击“业户预收款单”，进入如下图的预收款单界面。编辑时，注意收款日期以及结算方式。

预收款操作实例 -- 水电预收款的操作：

如果某物业公司存在这样的业务：水电费需要向业户预先收取，由于并不知道以后水电费的产生情况，所以只收取了一定的金额（如每户收取500元），在以后各月实际产生的水电费中扣减。

对于这种业务，需要先创建一个“水电预收款”的综合项目，以便进行“水电预收款”的预先收取，并方便以后的自动结算。

1、创建“水电预收款”项目：

在基础资料桌面上点击“计费项目设置”，进入如下图设置窗口，在左边树形分类窗口中点击“系统专用项目”，再点击“新增”按钮，弹出如下图编辑框，录入项目名称：“水电预收款”。

2、 设置预收结算对应项目：

在上图“水电预收款”编辑窗口的右上角，点击“预收结算对应项目设置”页面，录入将要进行结算的对应计费项目:“居民用水”、“居民用电”、“本座电梯用电”等项目。设置完毕点“保存退出”。

3、 “水电预收款”项目的收取和结算：

做好以上设置后，凡中收取水电预收款的，直接以“水电预收款项目”填在预收款单上。当费用通知单出单时，在审核过程中，将会自动以“水电预收款”来自动结算所投定的对应计费项目，如“居民用水”、“居民用电”，“本座电梯用电”等。

十八、 付退款结算：

1、 退费通知单：

退费通知单用于通知出纳人员或前台收银人员，退还多收的款项。在计费管理桌面上点击“退费通知单”模块，如下图：

注意以上的业务属性的选择，这里选择了“退回已结算通知单费用”，表示这个业务是退还给业户之前的已经结算了的计费。

退费通知单出单并审核后，出纳人员或前台人员就可以根据它填付款单。

2、 付退款结算单：

在计费管理桌面上，有个“付(退)款结算单”模块。根据其业务属性，使用这种单据可以完成“退费通知单付款”、“多收款退款”、“预收款退款”、“退回保证金（押金）”和“其他营业支出”这些付款业务。如下图：

以上各种付款业务，均可跟踪相关单据进行填单，跟踪对应关系如下：

1、“退费通知单付款”可以跟踪“退费通知单”进行填单；

2、“多收款退款”可以直接跟踪原收款结算单（确实是多收的部分）的内容进行填单；

3、“预收款退款”可以跟踪未结算的“预收款结算单”的内容进行填单；

4、“退回保证金(押金)”可以跟踪未退的“收款结算单”所收的保证金类项目填单。

十九、 常用的统计报表：

1、 租赁类统计报表（商业物业适用）

租赁类统计报表有：《租赁情况分析表》，《租户交费情况表》、《商户交（欠）租情况表》、《到期应交（欠）租商户统计》等。具体请参考软件，部分示例如下：

A．《租赁情况分析表》：

B．《租户交费情况表》：

C．《商户交（欠）租情况表》：

2、 计费类统计报表：

计费类统计报表有：《业户费用月度统计表》、《业户欠费统计表》、、《代付赠送统计表》、《走表项目专项统计》等。具体请参考软件，部分示例：

A．《业户费用月度统计表》：

注意：在某些统计表中，统计列是可以设置的，如果发现某些报表中的统计项不完整或不正确，请点击左上角的“自定义统计列设置”按钮。设置报表中需要的统计列（即统计项目）。在设置统计列时，既可以是汇总列，也可以是明细列，请根据实际设置。如下图，进入编辑状态即可编辑统计列。

设计好报表统计列后，可点“保存为模板”按钮保存为模板，以便其他报表导入。

B．《业户欠费统计表》：

3、 收入类统计报表：

收入类统计报表有《物业收费统计分析表》、《费用项目收款统计》、《业户收款明细统计表》、《收款汇总统计表》、《月度收入分析表》和《年度收入分析表》等。具体请参考软件，部分示例如下：

A．《物业收费统计分析表》：

B．《费用项目收款统计表》：

C．《业户收款明细统计》：

D．《月度收入分析表》：

D．《年度收入分析表》：

4、 账务类报表：

账务类报表《业户欠费账龄分析表》、《业户应收明细账》、《业户应收明细余额表》、《预收项目明细账》、《预收项目明细余额表》、《保证金项目明细账》和《保证金项目明细余额表》等。具体请参考软件，部分示例如下：

A.《业户欠费账龄分析表》：

留意其中的统计选项。

B.《业户应收明细账》：

C. 《业户应收明细余额表》：

二十、 身份证阅读器应用：

1、 合同签订时的应用：

在新签订合同时，点击“新增”按钮后，在身份证阅读器上将租户的身份证放上去，即可自动录入租户的姓名、身份证号、住址以及相片等信息。这既加快合同的签订，也同时验证了身份证的真假。假身份证在身份证阅读器是不能成功读取的。

2、 物业入驻登记中的应用：

点击基础资料桌面上的“物业入住登记”，进入物业基础资料界面，点击新增，或双击将要入住的物业，进入如下物业资料录入窗口，如果是新业户，请点“新建添加”按钮，弹出业户资料编辑窗口。

此时，身份证阅读器处于开启状态, 将业主身份证放在阅读器上面，就可读取到业主的名称、身份证号、出生日期、以及

3、 在报修投诉中应用：

在报修投诉模块中，点击新增时，可以利用身份证阅读器自动将报修人信息录入到报修单中，如果是业主的，将自动调出业主信息。

4、 人事管理：

在录入员工信息过程中，可以使用身份证阅读器自动录入员工信息：

二十一、 使用过程中可能遇到的问题及解决办法：

问题一：如何利用拼音首码快速查找物业或业户信息？

利用汉字拼音首码、数字或字母进行模糊筛选，可在大量列表资料中，快速查找定位关键字指定的记录。这可大大提高了我们查找资料的速度。

当光标在浏览表格中时，这样就已经是处于筛选状态中了。这时，可以随时按下筛选关键字（汉字拼音首码、数字或字母），如“卓越A区”，输入ZYAQ，此时，将会立即弹出下图的筛选窗口。建入ZYAQ关键字后按下回车键，系统将立即对当前的浏览表格进行筛选，如果关键字对应内容存在的话，将会列出筛选结果。

如下图，如果右边的“参与筛选字段”中没有我们想要筛选的列，应该从左边选择并加入筛选，添加到右边的“参与筛选字段”中。

问题二：物业入驻登记中导入不了准备好的EXCEL表资料，是什么原因？

1. 软件中未创建好物业的楼栋编号（即分类号）。由于软件是根据EXCEL表上楼栋编号（分类号）来确定导入的是哪个楼栋的物业，因此，请首先在软件中按楼栋对物业进行分类。

2. EXCEL表中的“楼栋编号”或“分类号”未根据软件中的楼栋编号填写。

3. EXCEL表中未填好“物业编号”列。注意物业编号长度不能超出当前楼栋所设定的长度。

问题三：如何组织期初应收款的导入资料?

1. 首先建立或导入物业资料。

2. 在“物业账务”桌面上点击进入“业户期初应收款”管理，点击“生成”按钮，生成当前的业户期初应收款明细表。

3. 点击“输出EXCEL”按钮，输出业户期初应收款明细表。

4. 根据标准格式录入各户的期初欠费数据，没有欠费的项目列可以删除。

5. 按以上组织好后，即可导入。

问题四：未能生成当前物业的费用通知单，是什么原因?

1. 物业资料中未建立业户成员，或未指定计费人；

2. 物业资料中的“是否物管计费”未打勾；

3. 当前日期未到物业资料中设定的计费日期；